Assistant / Assistante de contrôle de gestion H/F

Dans le cadre de vos missions, vous assurez la gestion administrative complète des affaires liées aux prestations de gestion des déchets de chantier, depuis la réception de la commande client jusqu’à la clôture administrative du dossier.

A ce titre, vous veillez à la la fiabilité des informations enregistrées, la conformité des documents administratifs, la facturation et le suivi des dossiers clients.

Gestion administrative des affaires

• Préparer, rédiger et transmettre les devis clients.

• Vérifier la conformité des commandes clients avant leur prise en charge :

  - Informations contractuelles,

  - Coordonnées clients,

  - Conditions de prestation,

  - Éléments nécessaires à la création du dossier.

• Réceptionner, enregistrer et suivre les commandes clients.

• Créer et ouvrir les affaires dans le logiciel EBP.

• Assurer l’ouverture, le suivi et la fermeture administrative des affaires dans REVERSE-X.

• Garantir une traçabilité optimale.

Suivi administratif des chantiers

• Préparer les contrats de prestations et documents administratifs associés. (BU01 et BU05)

• Assurer le suivi administratif des dossiers chantiers pendant toute la durée des prestations.

• Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi.

• Suivre les échéances administratives liées aux chantiers.

• Préparation et contrôle des éléments nécessaires à la facturation :

  - Extraction REVERSE-X,

  - Informations clients,

  - Éléments de prestation réalisés.

• Identifier les anomalies administratives et assurer leurs résolutions ou leurs transmissions au service concerné.

Gestion documentaire

• Collecter les documents administratifs transmis par les équipes chantier.

• Vérifier la conformité et la validité des documents réglementaires.

• Assurer le classement et l’archivage des pièces administratives.

• Déposer les documents sur les plateformes clients dédiées.

• Effectuer les mises à jour documentaires demandées par les clients.

• Suivre les renouvellements des documents obligatoires.

Relation clients

• Assurer la facturation mensuelle : produire, contrôler et envoyer les factures aux clients.

• Répondre aux demandes administratives des clients lié au périmètre.

• Assurer le suivi des demandes documentaires spécifiques.

• Garantir une communication professionnelle et réactive.

• Participer à l’amélioration de la satisfaction client par la qualité du suivi administratif.

Amélioration continue

• Participer à la création et à l’évolution des procédures administratives.

• Veiller au respect des processus internes.

• Identifier les axes d’amélioration dans la gestion administrative.

• Garantir la fiabilité des données présentes dans les logiciels métiers.

Compétences requises

• Bonne maîtrise des outils bureautiques,

• Capacité à utiliser les plateformes clients,

• Bonne compréhension des processus administratifs,

• Excellentes capacités rédactionnelles,

• Rigueur dans le suivi documentaire,

• Appétences pour la gestion et traitement des données en masse.

Qualités attendues

• Organisation,

• Autonomie,

• Rigueur,

• Sens du service client,

• Esprit d’équipe,

• Discrétion professionnelle.